Welke taken kun je automatiseren?
Een taak is vooral geschikt voor automatisering als de invoer herkenbaar is, de beslisregels duidelijk zijn en de uitkomst gecontroleerd kan worden.
Automatiseer geen onduidelijk proces. Maak eerst afspraken over invoer, beslissingen, uitzonderingen en controle.
Minder en meer geschikt voor automatisering
Invoer
Iedere keer anders en onvolledig
Herkenbare e-mails, formulieren of documenten
Beslissing
Vooral ervaring of persoonlijk oordeel
Duidelijke regels met herkenbare uitzonderingen
Controle
Fouten worden pas veel later zichtbaar
Uitkomsten kunnen direct worden nagekeken
Vragen vóór je automatiseert
- Hoe vaak komt deze taak terug?
- Welke gegevens zijn altijd nodig?
- Welke uitzonderingen komen voor?
- Wie controleert een twijfelgeval?
- Wat gebeurt er als een koppeling tijdelijk niet werkt?
Vragen
Kan elke terugkerende taak worden geautomatiseerd?+
Nee. Een taak moet voldoende vaste invoer, regels en uitkomsten hebben. Uitzonderingen moeten herkenbaar en controleerbaar blijven.
Moet het bestaande systeem worden vervangen?+
Niet altijd. Een gerichte automatisering kan vaak informatie tussen bestaande hulpmiddelen verwerken zonder alles opnieuw te bouwen.