Welke taken kun je automatiseren?
Een taak is geschikt voor automatisering wanneer duidelijk is wat er binnenkomt, welke afspraken gelden en hoe je de uitkomst controleert.
Maak de werkwijze eerst duidelijk. Spreek af welke informatie nodig is, welke uitzonderingen voorkomen en wie twijfelgevallen controleert.
Minder en meer geschikt voor automatisering
Invoer
Iedere keer anders en onvolledig
Herkenbare e-mails, formulieren of documenten
Beslissing
Vooral ervaring of persoonlijk oordeel
Duidelijke regels met herkenbare uitzonderingen
Controle
Fouten worden pas veel later zichtbaar
Uitkomsten kunnen direct worden nagekeken
Vragen vóór je automatiseert
- Hoe vaak komt deze taak terug?
- Welke gegevens zijn altijd nodig?
- Welke uitzonderingen komen voor?
- Wie controleert een twijfelgeval?
- Wat gebeurt er bij een tijdelijke storing?
Vragen
Welke taak past bij automatisering?
Een geschikte taak heeft herkenbare invoer, duidelijke regels en controleerbare uitkomsten. Uitzonderingen gaan naar een medewerker.
Hoe sluit automatisering aan op bestaande systemen?
Een gerichte oplossing geeft informatie door tussen je bestaande programma’s en sluit aan op je huidige werkwijze.