Terugkerend werk voorbereiden op automatisering
Een recent voorbeeld en de mensen die het werk uitvoeren geven snel een helder beeld.
Verzamel één of twee echte voorbeelden en beschrijf wat er vanaf binnenkomst tot afronding gebeurt. Noteer ook wanneer iemand moet controleren, wachten of herstellen.
Wat je vooraf kunt verzamelen
- Een recente e-mail, order, reservering of documentstroom
- De systemen en bestanden die bij het werk worden gebruikt
- De personen die informatie ontvangen of doorgeven
- Veelvoorkomende uitzonderingen en fouten
- De uitkomst die uiteindelijk nodig is
Van echt voorbeeld naar eerste verbetering
- Volg het voorbeeld van binnenkomst tot afronding
- Maak beslissingen en uitzonderingen zichtbaar
- Maak de route eenvoudiger
- Bepaal welk terugkerend werk veilig kan worden geautomatiseerd
Begin met een praktisch voorbeeld
Vertel welke taak terugkomt en waar je tijd wilt winnen. Wij brengen samen het dagelijkse werk helder in beeld.
Vragen
Wat heb ik nodig voor een eerste gesprek?
Een recente order, reservering, e-mail of documentstroom geeft een praktisch beeld van de huidige stappen.
Wie moet bij het eerste gesprek betrokken zijn?
Bij voorkeur iemand die het werk regelmatig uitvoert en weet waar uitzonderingen of vertraging ontstaan.