Een proces voorbereiden op automatisering
Je hebt geen uitgebreid rapport nodig. Met een recent voorbeeld en de mensen die het werk uitvoeren ontstaat meestal snel een eerlijk beeld.
Verzamel één of twee echte voorbeelden en beschrijf wat er vanaf binnenkomst tot afronding gebeurt. Noteer ook wanneer iemand moet controleren, wachten of herstellen.
Wat je vooraf kunt verzamelen
- Een recente e-mail, order, reservering of documentstroom
- De systemen en bestanden die bij het werk worden gebruikt
- De personen die informatie ontvangen of doorgeven
- Veelvoorkomende uitzonderingen en fouten
- De uitkomst die uiteindelijk nodig is
Van voorbeeld naar verbeterstap
- Volg het voorbeeld door het hele proces
- Maak beslissingen en uitzonderingen zichtbaar
- Vereenvoudig onnodige stappen
- Bepaal welk terugkerend werk veilig kan worden geautomatiseerd
Geen technisch plan nodig
Vertel welk werk terugkomt en waar het lastig wordt. Globecom helpt het proces eerst helder te krijgen.
Vragen
Heb ik een uitgebreide procesbeschrijving nodig?+
Nee. Een voorbeeld van een recente order, reservering, e-mail of documentstroom is vaak genoeg om de huidige stappen te bespreken.
Wie moet bij het eerste gesprek betrokken zijn?+
Bij voorkeur iemand die het werk regelmatig uitvoert en weet waar uitzonderingen of vertraging ontstaan.